Spis treści
1. Najważniejsze różnice w praktyce
Zacznijmy od konkretów. Oto 8 filarów, które odróżniają styl "kawiarniany" od "biurowego".
A. Kontrakcje (Skrótowce): I am vs I’m
W piśmie formalnym unikamy skracania. Pełne formy budują dystans i powagę.
| Styl | Przykład | Kiedy używać? |
|---|---|---|
| Formalny | I am writing to request information. | Eseje, raporty, oficjalne pisma. |
| Nieformalny | I’m writing to ask for info. | Czaty, SMS-y, maile do kolegów. |
B. Czasowniki frazowe vs. Jednowyrazowe
Styl nieformalny kocha phrasal verbs (czasowniki złożone). Styl formalny woli ich łacińskie odpowiedniki.
| Nieformalnie (Phrasal Verb) | Formalnie (Latin origin) | Znaczenie |
|---|---|---|
| Look into | Investigate | Zbadać sprawę |
| Put off | Postpone | Przełożyć |
| Set up | Establish | Ustanowić/Założyć |
| Get back to | Reply / Respond | Odpowiedzieć |
C. Ton i grzeczności (Hedging)
W biznesie nie mówimy "Zrób to". Używamy tzw. hedging (zmiękczania), aby prośba brzmiała uprzejmie.
- Nieformalnie: Send the figures today. (Wyślij to dzisiaj).
- Formalnie: Could you please send the figures today? (Czy mógłbyś...?)
- Formalnie: It appears that the plan may be flawed. (Wydaje się, że plan może mieć wady – zamiast "Plan jest zły").
D. Strona bierna (Passive Voice)
Styl formalny lubi ukrywać wykonawcę czynności, skupiając się na samym działaniu. To nadaje wypowiedzi obiektywny ton.
- Nieformalnie: We decided to start the project. (My zdecydowaliśmy...)
- Formalnie: A decision was made to commence the project. (Decyzja została podjęta...)
E. Łączniki: But vs However
Krótkie spójniki (but, so, and) są świetne na co dzień. W raportach zamień je na bardziej eleganckie odpowiedniki.
| Nieformalny łącznik | Formalny odpowiednik | Przykład formalny |
|---|---|---|
| But (Ale) | However | However, the cost is high. |
| So (Więc) | Therefore | Therefore, we must wait. |
| Also (Też) | Moreover / In addition | Moreover, the client agreed. |
F. Dobór słownictwa (Leksyka)
Słowa mają swoją "wagę". Te formalne często brzmią poważniej i bardziej precyzyjnie.
| Słowo potoczne | Odpowiednik formalny |
|---|---|
| Buy | Purchase (Zakupić) |
| Need | Require (Wymagać) |
| Start | Commence (Rozpocząć) |
| Help | Assistance (Wsparcie) |
| About | Approximately (W przybliżeniu) |
G. Skróty i Emotikony
ASAP, FYI i uśmieszki :) są akceptowalne w mailu do kolegi z biurka obok. W piśmie do klienta – unikaj ich jak ognia.
- Nieformalnie: Please send it ASAP!
- Formalnie: Please send it at your earliest convenience.
2. E-maile i rozmowy: Jak zacząć i skończyć?
Sposób, w jaki witasz i żegnasz odbiorcę, od razu ustawia ton całej rozmowy.
Powitania i pożegnania
| Część maila | Styl Nieformalny | Styl Formalny |
|---|---|---|
| Start | Hi Emma, / Hey Tom, | Dear Ms Taylor, / Dear Sir/Madam, |
| Koniec | Best, / Cheers, / Talk soon, | Yours sincerely, / Kind regards, |
Temat wiadomości
- Luz: Quick question (Szybkie pytanko)
- Biznes: Request for approval: Q4 Budget (Prośba o zatwierdzenie budżetu Q4)
3. Proste zasady decyzyjne: Kiedy być formalnym?
Zastanawiasz się, który styl wybrać? Sprawdź ten mini-algorytm:
- Kto jest adresatem? (Szef/Klient → Formalnie. Kolega → Nieformalnie).
- Jaki jest cel? (Raport/Skarga → Formalnie. Small talk → Nieformalnie).
- Czy to zostaje "na papierze"? (Umowy/Dokumenty → Formalnie).
- Jakie jest ryzyko? (Wysoka stawka/Pieniądze → Formalnie).
Mini-test: Jeśli w swojej głowie zamieniłeś "help" na "assistance" i dodałeś "could you please", to znaczy, że przeszedłeś na tryb formalny!
4. Ćwiczenie: Transformacja stylu
Spróbuj zmienić rejestr poniższych zdań (odpowiedzi poniżej).
- Zmień na formalny: Can you fix the invoice?
- Zmień na nieformalny: Assistance is required to resolve the issue.
- Zmień na formalny: We’re gonna start next week.
- Could you please correct the invoice?
- We need help to sort this out.
- We intend to commence next week.
Słowniczek (Ściąga)
Zapamiętaj te pary, a Twoje maile wejdą na wyższy poziom:
- Ask → Inquire
- Get back to → Respond
- Look into → Investigate
- Thanks → Thank you