Spis treści
Podstawy, które musisz znać: Bookkeeping vs. Accounting
Na początek rozwiejmy częstą wątpliwość. Choć terminy te bywają używane zamiennie, oznaczają co innego. Zrozumienie tej różnicy to pierwszy krok do profesjonalizmu.
- Bookkeeping (księgowość, w sensie prowadzenia ksiąg) to proces systematycznego i codziennego zapisywania transakcji finansowych firmy. To fundament, na którym opiera się cała reszta.
- Accounting (rachunkowość/księgowość) to szersze pojęcie. Obejmuje analizowanie, interpretowanie, podsumowywanie i prezentowanie danych finansowych zebranych przez "bookkeepera". To sztuka wyciągania wniosków z liczb.
Przykładowo: Bookkeeping involves recording a sale transaction in a ledger. (Prowadzenie ksiąg polega na zapisaniu transakcji sprzedaży w księdze głównej.)
Accounting uses that data to prepare financial reports and advise management on business decisions. (Rachunkowość wykorzystuje te dane do przygotowania raportów finansowych i doradzania zarządowi w kwestiach biznesowych.)
Serce finansów: Kluczowe sprawozdania finansowe (Financial Statements)
Każda firma regularnie przygotowuje dokumenty, które pokazują jej kondycję finansową. To właśnie financial statements. Trzy najważniejsze, które musisz znać, to bilans, rachunek zysków i strat oraz sprawozdanie z przepływów pieniężnych.
The Balance Sheet: Bilans, czyli finansowa migawka
Bilans pokazuje, co firma posiada (aktywa) i skąd ma na to pieniądze (pasywa) w danym momencie. Jego złota zasada to: Assets = Liabilities + Equity.
- Assets (Aktywa): To wszystko, co firma posiada i co ma wartość. Dzielą się na current assets (aktywa obrotowe, np. cash - gotówka, accounts receivable - należności) oraz fixed assets (aktywa trwałe, np. buildings - budynki, machinery - maszyny).
- Liabilities (Pasywa/Zobowiązania): To długi firmy, czyli to, co jest winna innym. Np. loans (pożyczki) czy accounts payable (zobowiązania handlowe).
- Equity (Kapitał własny): To wartość firmy, która pozostałaby dla właścicieli po spłaceniu wszystkich zobowiązań.
Przykład użycia: We need to review the balance sheet to understand the company's financial health. (Musimy przejrzeć bilans, aby zrozumieć kondycję finansową firmy.)
The Income Statement: Czy firma zarabia?
Ten dokument, często nazywany też Profit and Loss (P&L) Statement, pokazuje wyniki finansowe firmy w określonym czasie (np. w kwartale lub roku). Odpowiada na proste pytanie: czy zarobiliśmy, czy straciliśmy?
- Revenue (Przychód): Całkowita kwota pieniędzy zarobiona na sprzedaży towarów lub usług.
- Expenses (Koszty/Wydatki): Koszty poniesione w celu wygenerowania przychodu (np. pensje, marketing, czynsz).
- Profit (Zysk): To, co zostaje, gdy od przychodów odejmiesz koszty. Jeśli wynik jest dodatni, mamy net profit (zysk netto). Jeśli ujemny, to net loss (strata netto).
Przykład użycia: Our revenue increased by 10% this quarter, but higher expenses led to a lower net profit. (Nasz przychód wzrósł w tym kwartale o 10%, ale wyższe koszty doprowadziły do niższego zysku netto.)
The Cash Flow Statement: Śledzenie gotówki
Sprawozdanie z przepływów pieniężnych pokazuje, ile gotówki wpłynęło do firmy i ile z niej wypłynęło. To kluczowe, bo firma może mieć zysk na papierze, ale zbankrutować z powodu braku gotówki na bieżące opłaty.
Codzienne operacje: Od faktury po listę płac
Oprócz wielkich sprawozdań, w księgowości mamy do czynienia z mnóstwem codziennych zadań. Oto zwroty, które ułatwią Ci komunikację.
- Invoice (Faktura): Dokument z żądaniem zapłaty. Możesz to issue an invoice (wystawić fakturę) lub to pay an invoice (opłacić fakturę).
- Due date (Termin płatności): Ostateczny termin na opłacenie faktury.
- Overdue (Zaległy, po terminie): Faktura, której termin płatności minął.
- Payroll (Lista płac): Proces wypłacania pensji pracownikom.
- Tax (Podatek): Obowiązkowe świadczenie na rzecz państwa, np. VAT (Value Added Tax) lub income tax (podatek dochodowy).
Mini-dialog: Rozmowa z klientem
Accountant: Hello, Mr. Smith. I'm calling about invoice number 45, which is now one week overdue.
Client: Oh, I apologize. I must have missed it. What was the due date?
Accountant: The due date was last Tuesday. Could you settle it by the end of this week?
Client: Of course. I will pay the invoice today.
Audyt i kontrola: Gdy liczby trafiają pod lupę
Czasami finanse firmy muszą zostać sprawdzone przez niezależnego eksperta. Wtedy do gry wchodzi audyt.
- Audit (Audyt): Formalna kontrola sprawozdań finansowych firmy w celu weryfikacji ich poprawności i zgodności z prawem. Może być internal (wewnętrzny) lub external (zewnętrzny).
Przykład użycia: The company is preparing for the annual external audit next month. (Firma przygotowuje się do rocznego audytu zewnętrznego w przyszłym miesiącu.)
Słowniczek kluczowych pojęć:
- Invoice - Faktura
- Balance Sheet - Bilans
- Income Statement / P&L Statement - Rachunek zysków i strat
- Assets - Aktywa
- Liabilities - Pasywa / Zobowiązania
- Revenue - Przychód
- Expenses - Koszty / Wydatki
- Profit / Loss - Zysk / Strata
- Overdue - Po terminie / Zaległy
- Audit - Audyt
- Payroll - Lista płac