Spis treści
Przed spotkaniem: Small Talk, czyli jak zacząć z klasą
Zanim przejdziecie do meritum, często jest chwila na luźną rozmowę. To kluczowy moment na zbudowanie relacji. Unikaj ciszy i przygotuj sobie kilka uniwersalnych tematów.
Rozpoczynanie rozmowy:
- Did you have any trouble finding us? (Czy miałeś/aś problem z dotarciem do nas?)
- How was your journey/trip here? (Jak minęła podróż?)
- Is this your first time in [nazwa miasta]? (Czy to Pana/Pani pierwsza wizyta w [nazwa miasta]?)
- The weather is quite [nice/bad] today, isn't it? (Pogoda jest dzisiaj całkiem [ładna/brzydka], prawda?)
Mini-dialog:
A: Hello, Mark. Thanks for coming. Did you have any trouble finding our office?
B: Hello, Anna. Not at all, the directions were very clear. Thank you for having me.
A: Great. Can I get you a coffee or some water before we start?
Rozpoczęcie i prowadzenie spotkania: Ustalanie zasad gry
Gdy wszyscy są już na miejscu, czas na oficjalne rozpoczęcie spotkania. Jako prowadzący, Twoim zadaniem jest przedstawienie celów i agendy.
Kluczowe zwroty na otwarcie:
- Good morning/afternoon, everyone. Thank you for coming. (Dzień dobry wszystkim. Dziękuję za przybycie.)
- Let's get started / kick things off. (Zacznijmy.)
- The main objective/purpose of this meeting is to discuss... (Głównym celem tego spotkania jest omówienie...)
- As you can see on the agenda, we will be talking about... (Jak widać w agendzie, będziemy rozmawiać o...)
Pamiętaj, aby trzymać się planu. Jeśli dyskusja zbacza z toru, możesz powiedzieć: That's an interesting point, but perhaps we can get back to the main topic. (To interesująca uwaga, ale może wrócimy do głównego tematu.)
Wyrażanie opinii: Twój głos w dyskusji
To serce każdego spotkania. Ważne, aby Twoje opinie brzmiały pewnie, ale nie arogancko. Używaj zwrotów, które nadadzą Twojej wypowiedzi profesjonalny ton.
Jak wyrazić swoją opinię?
- In my opinion, we should focus on quality first. (Moim zdaniem, powinniśmy najpierw skupić się na jakości.)
- I believe our target audience will respond well to this campaign. (Wierzę, że nasza grupa docelowa dobrze zareaguje na tę kampanię.)
- From my point of view, the second option is much better. (Z mojego punktu widzenia, druga opcja jest znacznie lepsza.)
- It seems to me that we are underestimating the risks. (Wydaje mi się, że nie doceniamy ryzyka.)
Zgadzanie się i wyrażanie sprzeciwu: Sztuka dyplomacji
Umiejętność kulturalnego zgadzania się i – co ważniejsze – nie zgadzania się z innymi, jest kluczowa w międzynarodowym środowisku biznesowym.
Jak się zgodzić?
- I agree with you on that point. (Zgadzam się z tobą w tej kwestii.)
- That's a good point. I hadn't thought of that. (To dobra uwaga. Nie myślałem/am o tym.)
- You're absolutely right. (Masz absolutną rację.)
- I couldn't agree more. (Całkowicie się zgadzam. / Zgadzam się w 100%.)
Jak grzecznie się nie zgodzić?
Bezpośrednie "I disagree" może być odebrane jako konfrontacyjne. Lepiej użyć bardziej dyplomatycznych form:
- I see your point, but I think there's another way to look at this. (Rozumiem twój punkt widzenia, ale myślę, że można na to spojrzeć inaczej.)
- I'm not so sure about that. Have we considered...? (Nie jestem tego taki pewien. Czy rozważyliśmy...?)
- I'm afraid I have to disagree with you on that. (Obawiam się, że muszę się z tobą w tej kwestii nie zgodzić.)
Mini-dialog:
A: In my opinion, we should launch the product next month.
B: I see your point, but I'm worried about the production schedule. It seems to me that we need more time.
A: You're absolutely right. We need to check the timeline with the factory first.
Proponowanie, sugerowanie i podsumowanie
Aktywne uczestnictwo to także wychodzenie z inicjatywą. Kiedy masz pomysł, nie wahaj się go przedstawić.
Składanie propozycji:
- I suggest that we postpone the decision until we have more data. (Sugeruję, abyśmy odłożyli decyzję do czasu, aż będziemy mieli więcej danych.)
- How about asking the marketing team for their input? (A może zapytamy zespół marketingu o ich opinię?)
- What if we tried a different approach? (A co, jeśli spróbowalibyśmy innego podejścia?)
Zakończenie spotkania:
Dobre podsumowanie gwarantuje, że wszyscy opuszczą spotkanie z jasnym obrazem sytuacji.
- To sum up, we've decided to... (Podsumowując, zdecydowaliśmy się...)
- Let's quickly go over the action points. John, you will contact the supplier. Sarah, you will prepare the report. (Przejdźmy szybko przez zadania do wykonania. John, ty skontaktujesz się z dostawcą. Sarah, ty przygotujesz raport.)
- Thank you all for your time and valuable input. (Dziękuję wszystkim za wasz czas i cenny wkład.)
Słowniczek przydatnych zwrotów
- Agenda - program, porządek spotkania
- To get started / To kick things off - zacząć
- Objective / Purpose - cel
- To get back to the main topic - wrócić do głównego tematu
- In my opinion / From my point of view - moim zdaniem / z mojego punktu widzenia
- To agree / disagree - zgadzać się / nie zgadzać się
- I couldn't agree more - w pełni się zgadzam
- To suggest - sugerować
- To sum up - podsumowując
- Action points / Next steps - zadania do wykonania, kolejne kroki