Angielski w biurze bez tajemnic: Od e-maila po small talk. Zostań mistrzem komunikacji!

Niezbędnik na biurku: Kluczowe słownictwo biurowe

Zanim przejdziemy do rozmów, opanujmy podstawowe słownictwo, które otacza Cię każdego dnia. To fundament, na którym zbudujesz swoją pewność siebie.

• Desk - biurko. Przykład: My desk is always organized, I can't work in a mess.
• Cubicle - boks biurowy. Przykład: I share a cubicle with a colleague from the marketing department.
• Open-space office - biuro na otwartej przestrzeni. Przykład: Working in an open-space office can be noisy, but it improves teamwork.
• Meeting room / Conference room - sala konferencyjna. Przykład: The weekly team meeting is in the main conference room at 10 AM.
• Stationery - artykuły biurowe. Przykład: We need to order more stationery, we're out of pens and notebooks.
• Stapler - zszywacz. Przykład: Could you pass me the stapler, please?
• Printer / Scanner / Shredder - drukarka / skaner / niszczarka. Przykład: Please, shred these documents once you've scanned them.
• Deadline - ostateczny termin. Przykład: I'm working hard to meet the deadline for this project.

E-mail po angielsku, który robi wrażenie

Pisanie e-maili to codzienność. Kluczowe jest dopasowanie tonu do odbiorcy i sytuacji. Pokażemy Ci, jak to zrobić profesjonalnie.

Start: Jak zacząć e-mail?

Wybór odpowiedniego powitania zależy od tego, jak dobrze znasz odbiorcę.

• Formalnie (do kogoś, kogo nie znasz lub w oficjalnej sytuacji): Dear Mr. Smith, (Szanowny Panie Smith), Dear Ms. Jones, (Szanowna Pani Jones), Dear Sir or Madam, (Szanowni Państwo - gdy nie znamy nazwiska).
• Mniej formalnie (do kolegi lub kogoś, z kim masz stały kontakt): Hi Anna,, Hello Tom,.

Treść: Najważniejsze zwroty

Oto kilka zwrotów, które pomogą Ci jasno przekazać informacje:

• Gdy chcesz kogoś o czymś poinformować: I am writing to inform you that our meeting has been rescheduled. (Piszę, aby poinformować, że nasze spotkanie zostało przełożone).
• Gdy załączasz plik: Please find attached the report for the last quarter. (W załączniku znajdą Państwo raport za ostatni kwartał).
• Gdy o coś prosisz: Could you please send me the final version of the presentation? (Czy mógłbyś, proszę, wysłać mi finalną wersję prezentacji?).
• Gdy chcesz potwierdzić: I’d like to confirm my attendance at the workshop. (Chciałbym potwierdzić moją obecność na warsztatach).

Zakończenie: Jak profesjonalnie zamknąć wiadomość?

Zakończenie również zależy od stopnia formalności.

• Formalnie: Yours sincerely, (Z poważaniem - gdy znasz nazwisko odbiorcy), Yours faithfully, (Z poważaniem - gdy zacząłeś od "Dear Sir or Madam").
• Uniwersalnie i bezpiecznie: Best regards,, Kind regards, (Pozdrawiam).

Rozmowa telefoniczna: Jak brzmieć pewnie i profesjonalnie?

Rozmowy telefoniczne bywają stresujące, bo nie widzimy mimiki rozmówcy. Opanowanie kilku zwrotów znacznie ułatwi sprawę.

Mini-dialog:

Recepcjonistka: Good morning, Global Solutions, Anna speaking. How can I help you?

Dzwoniący: Hello, could I speak to Mr. John Carter, please?

Recepcjonistka: One moment, please. I'll put you through. (...) I'm afraid his line is busy. Would you like to leave a message?

Dzwoniący: Yes, please. Could you ask him to call me back? My name is Peter Novak.

Kluczowe zwroty telefoniczne:

• Przedstawianie się: This is [Your Name] calling from [Your Company]. (Dzwoni [Twoje Imię] z [Twoja Firma]).
• Proszenie o połączenie: Could I speak to... please? lub I’d like to speak to... (Czy mógłbym rozmawiać z...?).
• Gdy kogoś nie ma: I'm sorry, she's not at her desk right now. (Przykro mi, nie ma jej w tej chwili przy biurku).
• Zostawianie wiadomości: Could I leave a message? (Czy mógłbym zostawić wiadomość?).

Spotkanie biznesowe: Jak aktywnie uczestniczyć?

Nie bądź biernym słuchaczem! Używaj tych zwrotów, aby wyrażać swoje opinie i aktywnie kształtować dyskusję.

• Wyrażanie opinii: In my opinion, we should focus on the European market first. (Moim zdaniem, powinniśmy najpierw skupić się na rynku europejskim).
• Zgadzanie się: I completely agree with you on that point. (Całkowicie się z tobą zgadzam w tej kwestii).
• Grzeczne wyrażanie sprzeciwu: I see your point, but I think we need to consider the budget. (Rozumiem twój punkt widzenia, ale myślę, że musimy wziąć pod uwagę budżet).
• Prośba o wyjaśnienie: Could you clarify what you mean by 'streamlining the process'? (Czy mógłbyś wyjaśnić, co masz na myśli przez "usprawnienie procesu"?).

Small talk w pracy: Jak przełamać lody?

Rozmowy "o niczym" przy kawie czy na korytarzu są niezwykle ważne dla budowania relacji w zespole. To pokazuje, że jesteś otwarty i przyjazny. O czym rozmawiać?

• Weekend: How was your weekend? Did you do anything exciting? (Jak minął weekend? Robiłeś coś ekscytującego?)
• Plany: Do you have any plans for the holiday? (Masz jakieś plany na święta/urlop?)
• Praca (w luźny sposób): How is your project going? (Jak idzie twój projekt?)
• Pogoda: I can't believe this weather! I hope it gets better soon. (Nie mogę uwierzyć w tę pogodę! Mam nadzieję, że wkrótce się poprawi).

Pamiętaj, kluczem do sukcesu jest praktyka. Nie bój się używać tych zwrotów w codziennej pracy. Każda rozmowa i każdy e-mail to szansa na doskonalenie Twoich umiejętności. Powodzenia!